Naviguer les Obligations en Matière d'Indemnités de Départ au Canada : Informations Clés pour les Employeurs

Points Clés À Retenir

• Les organisations peuvent gérer les coûts grâce à des contrats de travail clairs, des plans de paiement structurés et des services de reclassement tout en maintenant une forte image de marque d'employeur
• 90% des organisations canadiennes ont revu leurs politiques d'indemnités de départ au cours des deux dernières années, 38% calculant les indemnités de départ en fonction du rang du poste et des années de service
• Les obligations canadiennes en matière d'indemnités de départ sont régies par la législation provinciale et la common law, la plupart des résiliations nécessitant un préavis obligatoire ou une rémunération tenant lieu de préavis
• Les droits de common law dépassent souvent les minimums légaux, en particulier pour les postes supérieurs, en fonction de facteurs comme l'âge, l'ancienneté et l'ancienneté du poste

Si vous êtes un PDG, un directeur financier, un directeur des ressources humaines ou un membre de la direction, il est essentiel de comprendre les coûts et responsabilités associés aux indemnités de départ et de séparation. Surtout dans l'environnement commercial imprévisible actuel et le potentiel de viralité, la bonne approche en matière d'indemnités de départ aide à atténuer les risques financiers et protège la réputation de votre entreprise.

Pour les dirigeants qui naviguent dans la restructuration, les mises à pied ou les réalignements de la main-d'œuvre, reconnaissez comment les indemnités de départ affectent vos résultats et votre marque employeur.

Cet article décrit les implications financières des indemnités de départ et fournit des stratégies pour gérer ces coûts tout en soutenant une marque employeur forte sur le marché.

Les données, sauf indication contraire, proviennent de l'étude de référence 2024 sur les indemnités de départ et la séparation de LHH, qui a recueilli des informations auprès de 500 organisations aux États-Unis et de 200 au Canada. Pour plus d'informations sur la méthodologie, téléchargez le rapport complet.

Quelle est la Définition des Coûts des Indemnités de Départ?

Lorsque nous faisons référence aux coûts des indemnités de départ, ils comprennent les dépenses courantes, comme les indemnités de départ, les indemnités de licenciement ou ce que l'on appelle la "rémunération tenant lieu de préavis" découlant de la fin de l'emploi d'un travailleur.

"Rémunération tenant lieu de préavis" est une rémunération fournie par un employeur à un employé lorsque l'employeur met fin à son emploi sans lui demander de régler le délai de préavis. En fin de compte, il sert de forme de rémunération pour la période de préavis que l'employé aurait généralement travaillé.

Il y a aussi des coûts cachés liés aux indemnités de départ, dont nous discuterons plus loin dans l'article.

Comment les Organisations Calculent-Elles les Indemnités de Départ?

Selon les données de référence de LHH aux États-Unis et au Canada, le calcul le plus courant (38%) est basé sur le rang du poste et le nombre d'années de service. Seulement 7% ont utilisé un nombre fixe de semaines par année de service pour la méthode de tous les employés.

À Quelle Fréquence les Organisations Révisent-Elles Leurs Politiques d’Indemnité de Départ?

Selon l'étude de LHH, 90% des organisations interrogées au Canada ont revu leurs politiques d'indemnités de départ au cours des deux dernières années, et seulement 5% les ont revues au cours des quatre dernières années ou plus.

Le Cadre Juridique Canadien pour la Résiliation : Varie par Province

Contrairement aux États-Unis, où la législation fédérale régit généralement les pratiques de résiliation, le Canada n'a pas de norme fédérale unifiée. Au lieu de cela, chacune des provinces a une législation différente, bien qu'elles exigent toutes un certain préavis de résiliation (ou, si le préavis n'est pas donné, un montant équivalent de rémunération en remplacement du préavis).

Ainsi, selon la loi, tous les employés canadiens ont droit à une indemnité de licenciement ou à une rémunération tenant lieu de préavis en vertu de la législation provinciale. Ce droit s'applique à moins que la résiliation ne soit pour "juste motif", ce qui est réservé aux fautes graves comme la fraude, le détournement de fonds ou le harcèlement extrême. Le seuil élevé de "juste motif" garantit que la plupart des licenciements relèvent d’obligations d’indemnités de départ.

C'est la différence la plus importante entre les politiques d'indemnités de départ américaines et canadiennes.

Common Law et Droits à l'Indemnité de Départ

En ce qui concerne les droits des employés, les normes établies par la législation provinciale représentent le strict minimum. En comparaison, les cadres supérieurs reçoivent généralement des rémunérations beaucoup plus généreuses.

Au Canada, les obligations de résiliation vont souvent au-delà des minimums légaux à cause de la common law, qui est façonnée par les décisions judiciaires au fil du temps. En vertu des principes de la common law, les employés ont droit à un préavis raisonnable, qui peut être déterminé par des facteurs comme :

• Âge: Les employés plus âgés reçoivent généralement un préavis plus long à cause de la difficulté de trouver un poste comparable.
• Durée du Service: L'ancienneté augmente souvent les indemnités de départ.
• Ancienneté du Poste: Les postes de direction et de cadre supérieur méritent généralement des forfaits améliorés.
• Facteurs de Recrutement: Les employés recrutés à partir de postes sécurisés peuvent avoir droit à une indemnité de départ plus élevée en cas de licenciement.

Étant donné que les indemnités de common law sont imprévisibles et souvent plus coûteuses, de nombreux employeurs tentent de conclure des contrats en dehors des droits de common law. Il s'agit de rédiger des contrats de travail qui définissent clairement les termes des indemnités de départ. Lorsqu'ils sont effectués correctement, ces accords fournissent une certitude aux parties sur les coûts de résiliation et évitent des litiges plus coûteux. Cependant, de tels accords de résiliation sont difficiles à rédiger et nécessitent une expertise juridique approfondie.

Structurer des Ensembles Complets de Résiliation afin de Réduire les Litiges Potentiels

"L'inclusion de dispositions claires en matière d'indemnités de départ dans les contrats de travail est l'un des moyens les plus efficaces de gérer les coûts de licenciement et de réduire l'incertitude juridique. Sans ces dispositions, les organisations s'exposent à des interprétations de common law qui peuvent augmenter considérablement leur responsabilité financière et leur risque de litige," a déclaré Kim Spurgeon, Vice-Présidente Principale, Responsable de la Transition de Carrière et de la Mobilité, Canada, LHH.

Les ensembles de résiliation au Canada comprennent généralement :

1. Avis Statutaire ou Indemnité de Départ : Conformément aux normes d'emploi provinciales, un avis de licenciement ou une rémunération tenant lieu de préavis doit être fourni.
2. Continuation des Avantages Sociaux : Les employeurs doivent prolonger les avantages sociaux (par exemple, les soins de santé, l'indemnité de vacances, l'indemnité de départ et tout autre avantage et rémunération découlant de leur emploi) pour la période de préavis légale. Beaucoup prolongent les prestations au-delà de cette période en tant que geste de bonne volonté.
3. Soutien Supplémentaire : Les cadres supérieurs reçoivent souvent des forfaits améliorés, y compris des services de coaching de carrière, de conseil ou de réemploi.

Pour Assurer la Conformité et l'Équité, les Employeurs devraient :

• Aligner les forfaits sur les obligations légales et de common law.
• Fournir tous les avantages et droits que les employés auraient reçus pendant la période de préavis.
• Budget pour les coûts supplémentaires potentiels, en particulier pour les employés de longue date ou les cadres supérieurs. Cela peut également aider à atténuer les coûts inattendus au fil du temps.

Le non-respect des normes canadiennes en matière d'indemnités de départ peut entraîner :

• Défis Juridiques: Les employés peuvent déposer des réclamations pour licenciement injustifié, en particulier si les droits de common law sont négligés.
• Atteinte à la Réputation : De mauvaises pratiques de licenciement peuvent nuire à l'image de marque de l'employeur et affecter les efforts de recrutement.
• Sanctions Financières : Les tribunaux accordent souvent des dommages-intérêts substantiels dans les affaires de licenciement injustifié, dépassant de loin les obligations légales.

La planification proactive et la consultation juridique peuvent aider à atténuer ces risques tout en assurant l'équité et la conformité.

Coûts des Indemnités de Départ à Court et à Long Terme

Bien que les indemnités de départ puissent sembler un fardeau financier immédiat, elles aident souvent les entreprises à éviter des problèmes plus importants comme des poursuites pour licenciement injustifié et un moral bas des employés. Une indemnité de départ bien conçue est souvent un investissement dans les économies de coûts futures.

"Dans ce marché concurrentiel pour les meilleurs talents avec les bonnes compétences, les employés devraient ressentir la même chose à propos de l'organisation le jour où ils ont été embauchés et le dernier jour de travail", a déclaré Kim Spurgeon, Vice-Présidente Principale, Responsable de la Transition de Carrière et de la Mobilité, Canada, LHH. "Il est essentiel pour une organisation d'avoir une expérience de "départ" entièrement planifiée qui comprend une aide financière et une aide à la recherche d'emploi."

Coûts Cachés

Au-delà des dépenses évidentes, les indemnités de départ peuvent entraîner des coûts cachés comme des frais juridiques, des primes d'assurance-chômage plus élevées et des baisses de productivité si les mises à pied sont mal gérées. Ne pas planifier ces dépenses cachées transforme facilement les situations difficiles en crises financières.

Il est donc essentiel de comprendre ces implications financières pour prendre des décisions éclairées sur la structure et la générosité des indemnités de départ. Des plans inadéquats pour ces coûts pourraient rendre les entreprises vulnérables à la fois aux tensions financières à court terme et aux passifs à long terme.

Les Trois Plus Grands Risques de Responsabilité à Connaître pour les PDG et les Directeurs Financiers

Les indemnités de départ sont assorties de risques juridiques et de conformité potentiels que les équipes de direction, y compris les PDG et les directeurs financiers, doivent être prêtes à gérer.

1. Respect du droit du travail

Le Canada ne suit pas une loi globale comme la Worker Adjustment and Retraining Notification (WARN) Act des États-Unis, mais il a d'autres lois sur l'emploi qui exigent un préavis pour les mises à pied importantes. Les erreurs de conformité peuvent entraîner des amendes et des pénalités substantielles.

2. Réclamations pour discrimination

Les indemnités de départ doivent être appliquées équitablement dans l'ensemble de la main-d'œuvre pour éviter les plaintes potentielles de discrimination ou de traitement injuste. Des pratiques incohérentes pourraient déclencher des poursuites qui nuisent à la fois aux finances et à la réputation.

3. Gestion de la réputation

Des processus de licenciement mal gérés peuvent entraîner une pression négative, éroder la confiance des employés et nuire aux efforts de recrutement. Assurer un processus transparent et équitable permet d'atténuer ces risques et de préserver la réputation de l'entreprise.

Une approche proactive de la gestion des indemnités de départ peut permettre à une entreprise d'éviter des batailles juridiques coûteuses et des dommages à la réputation qui sont souvent globalement plus coûteux que les indemnités de départ elles-mêmes.

Trois Stratégies pour Gérer les Coûts des Indemnités de Départ Sans Sacrifier la Réputation

Il est essentiel d'équilibrer la gestion des coûts tout en préservant une réputation positive pour les PDG et les directeurs financiers qui gèrent les indemnités de départ.

1. Politiques de licenciement sur mesure

Une taille unique ne convient pas à tous quand il s'agit d'indemnités de départ. Il est important de concevoir des indemnités de départ qui reflètent à la fois vos réalités financières et les valeurs de votre entreprise. La personnalisation de l'ensemble en fonction de la durée, du niveau et du rôle des employés peut rendre le processus plus équitable et plus gérable.

2. Stratégies de négociation

Offrir une indemnité de départ par versements ou structurer une indemnité de départ basée sur la performance peut aider les entreprises à gérer les implications de flux de trésorerie des versements importants. Cela peut réduire la pression sur les finances de l'entreprise sans compromettre l'équité.

3. Services de reclassement et de transition de carrière

En offrant des services de reclassement externe, les organisations aident les employés sortants à trouver plus rapidement de nouveaux emplois, ce qui peut raccourcir la durée des indemnités de départ. Cette approche permet de gérer les coûts et d'améliorer la réputation de votre marque en tant qu'employeur responsable.

Lorsque les indemnités de départ sont gérées de manière stratégique, il est possible pour les entreprises de réduire la pression financière tout en favorisant la bonne volonté des employés et la fidélité à la marque.

Plus que jamais, les organisations comprennent la valeur de la préparation des travailleurs aux transitions de carrière avant les séparations. En 2024, 82% des employeurs interrogés au Canada ont déclaré que c'était "important" ou "assez important", tandis que seulement 1% l'ont qualifié de "pas important".

Dans 58% des organisations interrogées aux États-Unis et au Canada, les dirigeants des ressources humaines choisissent un partenaire de reclassement (contre 35 % des organisations américaines en 2020). Le PDG est le décideur dans 35% des organisations, alors que seulement 5% des organisations délèguent la décision aux directeurs financiers.

Meilleures Pratiques pour les Directeurs Financiers et les Directeurs des Ressources Humaines pour Prévoir et Gérer les Budgets des Indemnités de Départ

Pour les directeurs financiers et les directeurs des ressources humaines, la prévision des coûts des indemnités de départ nécessite de la précision et de la prévoyance. Lorsque vous travaillez avec vos équipes, gardez ces meilleures pratiques à l'esprit.

Modèles de prévision des coûts

Il est essentiel de bâtir un modèle robuste de prévision des coûts potentiels des indemnités de départ en fonction de différents scénarios de restructuration. En tenant compte d'éléments comme la durée d'emploi et le rôle, il est plus facile de prédire plus précisément l'impact fiscal.

Prise de décision basée sur les données

L'utilisation des données de référence sur les indemnités de départ et des tendances historiques permet de s'assurer que les décisions sont fondées. Avoir une idée claire des indemnités de départ typiques de votre secteur vous aide à rester compétitif tout en évitant les dépenses excessives.

Restructuration et économies de coûts

L'alignement des indemnités de départ sur des plans de restructuration plus larges empêche les licenciements ou les changements de personnel d'entraver les objectifs financiers de votre entreprise. En planifiant des indemnités de départ dans le cadre de la restructuration globale, les entreprises peuvent adoucir le coup financier.

Selon le rapport Outplacement and Mobility 2024 Trends Report de LHH, 73% des organisations interrogées dans le monde envisagent ou lancent des licenciements au cours de la prochaine année. Nous encourageons donc une prévision et une planification financière appropriées pour garantir que les indemnités de départ sont à la fois compétitives et durables si des licenciements sont nécessaires.

Conclusion – Prenez le Temps d'Examiner De Manière Proactive les Politiques de Départ et de Séparation – Vous Serez Heureux de l'Avoir Fait

La gestion des coûts et des responsabilités liés aux indemnités de départ est une responsabilité essentielle pour les équipes de direction, y compris les PDG et les directeurs financiers, en particulier dans une ère d'incertitude.

Si vous comprenez les implications financières des indemnités de départ, gérez de manière proactive les passifs et adoptez des mesures stratégiques d'économie, il est plus facile de naviguer dans les complexités de la restructuration de la main-d'œuvre tout en préservant à la fois la stabilité financière et la réputation de l'entreprise.

Le moment est maintenant venu de revoir vos politiques d'indemnités de départ et de vous assurer qu'elles sont alignées à la fois sur la santé financière de votre entreprise et sur votre engagement à adopter une approche équitable et responsable en matière de transition des employés.

Pour plus de données sur des sujets comme les primes de rétention, les écarts d'indemnités de départ par rôle, et plus encore, assurez-vous d'obtenir le dernier rapport de référence.

Téléchargez l'étude de référence 2024 sur les indemnités de départ et de séparation de LHH

LHH a sondé 700 dirigeants RH qui aident leurs organisations à gérer les talents. Notre échantillon de sondage représentait 500 organisations aux États-Unis et 200 au Canada.

Les organisations que nous avons consultées provenaient de plus de 15 secteurs distincts et représentaient une gamme de tailles, allant de celles de moins de 100 employés à celles de plus de 25 000.

Les sujets abordés dans cette étude comprennent les indemnités de départ, le reclassement, le redéploiement, les primes de rétention et les programmes de retraite anticipée. Pour plus de détails sur la méthodologie, voir le rapport complet.

LHH fournit des services complets de transition de carrière et de reclassement, combinant des experts de la technologie et de l'industrie pour une expérience percutante.