Cómo mejorar la comunicación de equipos virtuales

Los consejos de comunicación de equipos virtuales son formas de asegurarse de que los equipos remotos se comuniquen de manera efectiva y, al mismo tiempo, brinden resultados exitosos a su empresa. Los ejemplos incluyen establecer objetivos, programar controles y brindar comentarios consistentes. Estas tácticas tienen como objetivo garantizar que los equipos sigan siendo productivos cuando trabajan virtualmente.

Cuando trabajan virtualmente, los equipos deben comunicarse de manera efectiva. El grupo se beneficiará de una comunicación clara, aumentando la productividad y la satisfacción de los empleados. Aquí están algunos de los mejores consejos de comunicación para equipos virtuales.

1. Aprovechar las herramientas de comunicación virtual

Si se buscan mejores prácticas para la comunicación virtual, se debe comenzar por implementar las herramientas adecuadas. Por ejemplo, aunque el correo electrónico ayuda a enviar mensajes a la empresa, existen formas más eficientes de comunicarse online.

Se sugieren herramientas como Slack, Zoom y Microsoft Teams para ayudar a comunicarse rápidamente con los compañeros de equipo. Estas aplicaciones son una excelente manera de conectarse instantáneamente con los miembros del equipo a través de mensajes directos y videollamadas.

2. Establecer expectativas y objetivos claros

Una de las mejores formas de mejorar la comunicación en equipos virtuales es establecer objetivos y expectativas claras. Si se establecen expectativas con anticipación, el equipo sabrá exactamente cómo tener éxito en el trabajo.

En equipos distribuidos, es fundamental ser lo más descriptivo posible al establecer expectativas. Por ejemplo, si se espera que los empleados estén online a las 9 a.m., hay que comunicarlo claramente al personal. Establecer expectativas claras ayudará a evitar malentendidos o faltas de comunicación.

Cuando se trata de establecer objetivos, es mejor compartir tanto los objetivos del equipo como los individuales con todos los empleados. Al compartir objetivos a nivel personal y de equipo, nos aseguramos de que todos los compañeros sepan dónde colaborar y trabajar de forma independiente.

3. Programar registros de equipo

Mantener a los empleados informados es importante cuando todo el equipo trabaja de forma remota. Por lo tanto, se recomienda programar reuniones de equipo semanales. Estas reuniones deben ser puntos de contacto consistentes para revisar proyectos, metas y expectativas clave.

Los controles del equipo son una excelente manera de responsabilizar a todos los miembros del equipo por su trabajo. Se puede aprovechar este tiempo para compartir:

• Plazos importantes
• Proyectos actuales y estado
• Victorias de la semana
• Formas de mejorar los procesos
• Obstáculos y desafíos

Debemos asegurarnos de que todos los empleados estén actualizados sobre las iniciativas laborales compartiendo actualizaciones constantes. Además, los controles semanales del equipo ayudarán al equipo a comunicarse y colaborar de manera eficiente.

4. Proporcionar comentarios consistentes

Cuando se trabaja en una oficina, se pueden dar a los empleados feedback de manera conveniente y de pasada. Sin embargo, cuando se trabaja de forma remota, las oportunidades de conectarse con los empleados disminuyen enormemente.

Es fundamental proporcionar a los trabajadores comentarios constantes. Compartir periódicamente nuestros pensamientos con los miembros del equipo garantizará que tengan una idea clara de su desempeño laboral. La retroalimentación también es una excelente manera de identificar áreas donde los empleados pueden mejorar.

Al brindar feedback a los empleados, debemos ser intencionales y conscientes del tiempo. Por ejemplo, establecer una base de contacto semanal de 15 a 20 minutos es suficiente para proporcionar retroalimentación constante y monitorear el estado de ánimo.

Las reuniones individuales son perfectas para brindar comentarios y al mismo tiempo garantizar que nuestro mensaje se transmita en el tono correcto. Estas reuniones también son una forma extraordinaria de tener una idea del progreso de cada miembro del equipo y de las posibles áreas de mejora.

5. Evitar la microgestión

Si estamos explorando las mejores prácticas para la comunicación de equipos virtuales, dejemos de microgestionar. Trabajar virtualmente conlleva una mayor independencia tanto para los empleados como para los gerentes. Lo mejor es dejar que los compañeros de equipo trabajen de la manera que mejor les convenga.

Por ejemplo, limitemos los seguimientos a una o dos veces por semana en lugar de verificar constantemente un proyecto con una fecha límite próxima. Al reducir las intrusiones y la supervisión, les brindamos a los empleados libertad e independencia para trabajar de manera efectiva a su manera.

Si hemos contratado empleados eficientes con una amplia gama de habilidades, entonces podemos confiar en sus capacidades. Tengamos la seguridad de que el equipo puede hacer su trabajo.

Como directivo, es mejor gestionar resultados que tareas. Por ejemplo, en lugar de gestionar a un empleado que trabaja en un informe semanal, utilicemos puntos de referencia y plazos para garantizar el éxito del equipo. Si los trabajadores cumplen estos hitos, entonces estaremos encaminados hacia el éxito.

6. Cuidar el tono

Es más difícil transmitir tono en un entorno virtual que en un entorno presencial. Aunque es posible que nuestro mensaje no tenga la intención de hacer daño, los empleados no pueden sentir nuestro tono a través del texto, lo que puede resultar en una presión adicional.

Al tener en cuenta el lenguaje, enviamos un tono más cálido a través de nuestro mensaje. Como resultado, nuestra conversación seguramente será más fluida.

7. Ser consciente del lenguaje corporal

Al comunicarse a través de herramientas de videoconferencia como Zoom o Google Meet, es importante considerar cómo nuestro lenguaje corporal puede traducirse a través de la cámara.

A continuación, se ofrecen algunos consejos que nos ayudarán a presentar nuestra mejor versión en las videollamadas:

• No encorvarse en la silla
• Mantener contacto visual con los oradores
• No cruzar los brazos
• No distraerse con el entorno

Además del lenguaje corporal, tengamos en cuenta nuestras expresiones faciales mientras los demás hablan.

Por ejemplo, si un miembro del equipo sugiere agregar una llamada semanal más al calendario, no arruguemos la cara con disgusto, incluso si no nos gusta la sugerencia. En su lugar, mantengamos una expresión facial neutral durante toda la reunión.

El lenguaje corporal y las expresiones faciales negativos pueden disminuir el compromiso de los empleados y provocar una comunicación menos efectiva. En su lugar, mostremos sólo un lenguaje corporal positivo o neutral para alentar a los empleados a participar y colaborar.

8. Ser un oyente activo

La comunicación es una vía de doble sentido. Por lo tanto, es fundamental hacer oír nuestra voz y escuchar los comentarios que los empleados comparten con nosotros. Escuchar activamente significa prestar más atención a una conversación en lugar de escuchar pasivamente al hablante. 

Acto seguido se ofrecen algunos consejos que nos ayudarán a convertirnos en un oyente activo en el trabajo:

• Tratar de no realizar múltiples tareas durante las reuniones
• Prestar toda la atención al compañero que está hablando
• Proporcionar nuestros comentarios y pensamientos durante la conversación
• Mantener la mente abierta y responder apropiadamente

Si escuchamos activamente a nuestros compañeros durante las reuniones de equipo y las llamadas individuales, comprenderemos mejor sus sentimientos y qué tipo de apoyo pueden necesitar.

9. Prevenir distracciones

Una regla general para los equipos virtuales es utilizar su tiempo de forma inteligente. Una forma de evitar distracciones es planificando. Es recomendable elaborar una agenda de reuniones para las próximas llamadas del equipo. Al tener una agenda lista, nos aseguramos de tener un horario designado para repasar cada tema.

Una agenda también ayuda a mantenerse centrado en el tema y evitar extenderse en el tiempo. Podemos reservar de 10 a 15 minutos al final de la llamada para una mesa redonda rápida o una sesión de preguntas y respuestas. Los empleados pueden compartir cualquier pregunta u opinión con el grupo durante este tiempo.

10. Decidir el mejor modo de comunicación

Una de las mejores reglas de comunicación para equipos virtuales es decidir el estilo de comunicación preferido del equipo. En el lugar de trabajo remoto, diferentes situaciones pueden requerir otros métodos de comunicación. Por ejemplo, mientras que algunos proyectos requieren llamadas telefónicas y reuniones virtuales, otros pueden simplemente requerir un correo electrónico con actualizaciones detalladas.

La clave para determinar el mejor método de comunicación es decidir qué estilo de comunicación funciona mejor para el equipo. Por ejemplo, consideremos si nuestros equipos virtuales son más productivos y responden mejor al correo electrónico o a las reuniones.

11. Interesarse por el bienestar de los equipos virtuales

Uno de los primeros pasos para mejorar la comunicación entre el equipo es cuidar el bienestar de los empleados. El bienestar físico y mental son fundamentales en cualquier lugar de trabajo, pero más en un entorno virtual.

A continuación, se muestran algunas formas de priorizar el bienestar físico y mental de los equipos virtuales:

• Organizar sesiones de meditación
• Configurar desafíos de acondicionamiento físico en equipo
• Fomentar descansos breves a lo largo del día para restablecerse y recargar energías

Al alentar a los empleados a que se cuiden a sí mismos, notaremos una diferencia significativa en sus actitudes y enfoques en el trabajo. Los empleados felices y bien descansados darán como resultado una mayor productividad y éxito para la organización, y es más probable que se comuniquen con respeto y claridad.

12. Ayudar a que el equipo se sienta apoyado

Cuando trabajan de forma remota, puede resultar fácil para los empleados perder el contacto entre sí. Trabajar en diferentes ubicaciones elimina las posibilidades de charlar rápidamente con compañeros de equipo en el pasillo o reunirse con ellos para almorzar.

Como resultado, los equipos deben trabajar juntos para ayudar a que todos los miembros se sientan apoyados.

El apoyo de un equipo puede presentarse de muchas formas:

• Recapitulando una reunión que se perdió un compañero de equipo
• Quitar algo de trabajo de la planificación de un compañero de equipo
• Estar disponible para chatear cuando un compañero de equipo necesita que lo escuchen.

Estas son solo algunas formas de brindar el apoyo que tanto necesitan los compañeros de equipo mientras trabajan en un entorno virtual. Al ser un compañero de equipo comprensivo, estamos abriendo el camino para una comunicación y conexión más efectivas.

Conclusión

Los consejos de comunicación para equipos virtuales son estrategias y tácticas que nos ayudarán a mejorar la comunicación y la colaboración entre sus miembros. Si bien se puede pensar que es un desafío administrar un equipo ubicado en diferentes áreas, es posible a través de una comunicación efectiva.

Una comunicación excepcional es el primer paso para gestionar mejor los equipos virtuales. Aprovechar los consejos de comunicación garantizará que el nuestro se mantenga comprometido y motivado. Una comunicación clara y eficaz puede llevar al equipo remoto a una mayor productividad y éxito.